Le partage d'informations et de travaux professionnels sont essentiels à la communication et à la productivité de l'entreprise . Grâce à certains outils sur internet, les collaborateurs peuvent créer, partager et modifier des fichiers de travail (ex : agenda, fichiers word, excel) en temps réel. Ces applications web sont simples d'utilisation. Elles permettent notamment d'améliorer la communication interne dans l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un outil de travail collaboratif en ligne ?

Un outil ou logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs de l'entreprise. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches :

- Organisation et suivi d'un planning (agenda partagé)
- Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers excel)
- Création de formulaires (enquêtes, études de marché)
- Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers word, pdf)

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?

Les avantages pour l'entreprise sont multiples :

- Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à tout moment
- Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément
- Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel poste internet (ex: à la maison)
- Grâce à certains outils en ligne, on peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex: Blackberry, smarphone)

Confidentialité et sauvegarde des données en ligne

Sur les sites internet de travail collaboratif, vous choisissez les utilisateurs qui ont accès aux fichiers partagés. Mais deux précautions s'imposent :

- Ne pas partager de données sensibles concernant l'entreprise (répertoire de mails, données bancaires, etc)
- Sauvegarder régulièrement les fichiers partagés en ligne sur un support fixe (disque dur)

Agendas collaboratifs gratuits sur internet

Plusieurs outils en ligne vous permettent de tenir facilement un agenda. Ils ont des fonctions similaires, mais certains proposent des solutions qui répondent aux besoins spécifiques de l'entreprise.

• Agenda grand public. MySN (My Small Notes) est un petite application web qui permet de mettre en ligne et de partager un agenda entre plusieurs utilisateurs. A privilégier pour les PME et les TPE qui ont des besoins d'organisation limités.

- Vous devez ouvrir un compte sur le site à l'aide d'une compte mail
- Une fois inscrit, communiquer l'adresse mail et le mot de passe à vos collaborateurs : Tous pourront consulter l'agenda et le mettre à jour simultanément.

• Agenda professionnel collaboratif. Monagenda.net est un logiciel en ligne gratuit dédié aux professionnels. C'est un gestionnaire de tâches plus complet adapté à différentes catégories de professionnels : avocats, commerçants, services des ressources humaines. Outre le suivi et le partage d'agenda, il permet d'organiser des emplois du temps complexes (ex : planning de vacances).

Exemple d'outils collaboratifs polyvalents : Google documents et Google agenda

Google Doc (voir notre tutoriel) et Google agenda sont des outils de travail collaboratif en ligne très complets. Pour profiter de ces services gratuits, chaque utilisateur devra créer un compte de messagerie sur Google.

Utilisation de Google documents et Google agenda en entreprise

• Agenda partagé : à l'aide de leur compte Gmail, plusieurs utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda. Il est visible à partir de chaque compte mail en cliquant sur l'onglet "Agenda". A noter que vous pouvez synchroniser l'agenda Google avec un logiciel de messagerie comme Outlook Express.
• Stockage et partage de documents : depuis votre ordinateur, vous pouvez importer de nombreux types de documents sur votre compte Google (ex : photos, documents PDF, présentation Power Point, excel, wordetc.). Vous choisissez les utilisateurs qui peuvent avoir accès aux documents à partir de l'icône "share" (ou "partager". Deux possibilités : la fonction "lecture seule" ou la fonction "collaboration". Dans le deuxième cas, seuls les utilisateurs autorisés peuvent éditer ces documents.
• Outils bureautiques. Vous pouvez créer des documents à partir d'outils assimilés aux logiciels bureautiques classiques : Word, Excel, Power Point. Ces outils en ligne ont évidemment des fonctionnalités plus limitées que la suite Microsoft ou Office. Ils permettent néanmoins d'effectuer de nombreuses tâches. Trois principaux outils :

- Tableur (calcul, planning, suivi de commandes, budget, etc)
- Traitement de texte (communiqué interne, collaboration sur un projet d'écriture)
- Diaporama (présentation d'un produit, d'une étude de marché, d'une activité).

Autres fonctions de Google documents

- Transfert de fichiers. Une fois les documents créés, vous pouvez à tout moment les sauvegarder sur votre ordinateur sous différents formats : XLS (fichiers Excel), DOC (Word), PPT (Power Point). Mais aussi sous d'autres extensions : ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.)
- Autre fonction très utile : vous pouvez sauvegarder vos fichiers au format PDF.

Architecturer le partage des documents Google dans l'entreprise

Tous les collaborateurs n'ont pas besoin d'avoir accès aux mêmes fichiers. Vous devez donc faire correspondre les documents accessibles aux services ou personnes concernés. Celles-ci pourront alors collaborer sur le projet qui les concerne directement (ex : gestion des stocks).
Si vous prévoyez d'utiliser la plateforme collaborative Google docs, vous devrez faire circuler une charte d'utilisation. Comme les utilisateurs ont la possibilité de partager les documents avec tout usager d'un compte Google, il est important de faire respecter un code de confidentialité.